تعد وظيفة موظف أرشيف (Document Controller) واحدة من أهم الوظائف الإدارية داخل الشركات والمؤسسات الكبرى، حيث تساهم بشكل مباشر في تنظيم المستندات وحفظها وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة. في الواقع، تلعب هذه الوظيفة دورًا جوهريًا في سير العمل اليومي لأنها تربط بين الإدارات المختلفة من خلال توفير الوثائق الرسمية وتبويبها وفق معايير دقيقة. لذلك، تبحث شركة اكسبشن بمدينة السادس من أكتوبر بمحافظة الجيزة عن موظف أرشيف يتمتع بخبرة متوسطة تتراوح بين سنتين إلى
أهمية وظيفة موظف أرشيف
من ناحية أخرى، وظيفة Document Controller ليست مجرد عمل روتيني لحفظ الأوراق، بل هي عملية منظمة تتطلب دقة ومهارات عالية في التعامل مع الملفات. على سبيل المثال، يقوم الموظف باستقبال المستندات الورقية أو الرقمية، ثم يقوم بتسجيلها وتوزيعها على الإدارات المعنية، مما يضمن انسيابية العمل. بالإضافة إلى ذلك، يساعد موظف الأرشيف على تجنب فقدان الوثائق أو حدوث أي ارتباك يتعلق بمكان وجودها، وهذا ما يجعل هذه الوظيفة ركيزة أساسية في الإدارة الحديثة.
متطلبات وظيفة موظف أرشيف
بحسب إعلان الشركة، هناك عدة شروط يجب توافرها في المتقدم، وهي كالتالي:
- الخبرة العملية: يشترط أن يكون لدى المرشح خبرة لا تقل عن سنتين ولا تزيد عن ثلاث سنوات في نفس المجال.
- المؤهل الدراسي: مؤهل عالٍ مناسب، ويفضل أن يكون في تخصصات إدارية أو محاسبية.
- اللغة الإنجليزية: مطلوب مستوى جيد في اللغة الإنجليزية، وذلك للتعامل مع المستندات الدولية.
- المهارات التقنية: إتقان استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس بدرجة جيدة جدًا.
- الفئة العمرية: العمر المطلوب يتراوح بين 25 و40 عامًا.
- الجنس المطلوب: الشركة تفضل الذكور لشغل هذه الوظيفة.
وبالإضافة إلى تلك المتطلبات، فإن الشركة تؤكد على أهمية امتلاك المتقدم لمهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، إلى جانب القدرة على العمل تحت ضغط.
المهام الوظيفية لموظف الأرشيف
في الواقع، مهام Document Controller تتسم بالتنوع والدقة. ومن أبرزها:
- استقبال الوثائق الواردة من الإدارات المختلفة وفرزها وفق نظام الأرشيف المعتمد.
- أرشفة المستندات وحفظها بشكل يضمن سهولة استرجاعها عند الحاجة.
- الاحتفاظ بالنسخ الأصلية في أماكن آمنة ومناسبة.
- إدخال البيانات على أنظمة الحاسوب واستخراج التقارير المطلوبة بانتظام.
- المساعدة في تطوير نظام الأرشيف وتحسينه بما يتماشى مع المعايير الحديثة.
- المشاركة في أي أعمال إدارية إضافية يطلبها المدير المباشر.
علاوة على ذلك، تشمل المهام أيضًا تتبع حركة المستندات داخل الشركة لضمان معرفة مكان كل ملف في أي وقت. وبعبارة أخرى، فإن هذه الوظيفة تضمن الشفافية والوضوح في إدارة المستندات، مما يعزز الثقة بين الإدارات المختلفة.
الوصف التفصيلي للوظيفة
من جهة أخرى، يتضمن الوصف الوظيفي لمراقب المستندات تفاصيل إضافية، مثل:
- استلام وتوزيع المستندات: استلام الملفات سواء كانت ورقية أو إلكترونية، ثم تسجيلها وتوزيعها على الموظفين المختصين.
- تصنيف وتخزين المستندات: فرز المستندات وفق نوعها وتاريخها وموضوعها، مع وضعها في أرشيف مركزي.
- تتبع المستندات: تسجيل كل حركة للملفات للتأكد من وجود سجل واضح لمسار المستندات.
- إدارة الوصول: تحديد صلاحيات الموظفين فيما يخص الاطلاع على المستندات، وضمان السرية التامة.
- إجراء عمليات تدقيق: مراجعة دورية لنظام الأرشيف للتأكد من دقته.
- تطوير قوالب المستندات: إنشاء نماذج موحدة للمراسلات الرسمية لضمان الاحترافية.
بالإضافة إلى ما سبق، فإن التواصل مع فرق المشروع، والمهندسين، والمقاولين يعتبر جزءًا أساسيًا من الوظيفة، إذ يساعد على حل أي مشكلات متعلقة بالوثائق بسرعة وكفاءة.
المميزات التي تقدمها الشركة
من الجدير بالذكر أن شركة اكسبشن توفر عددًا من المميزات الوظيفية التي تجعل هذه الفرصة جذابة للكثير من الباحثين عن عمل، ومنها:
- راتب أساسي قابل للتفاوض حسب الخبرة.
- توفير بدل تغذية يومي.
- توفير مواصلات على حساب الشركة لتسهيل الانتقال من وإلى مكان العمل.
- تأمين صحي متكامل للموظف.
- تأمين اجتماعي شامل.
لذلك، تعد هذه المزايا إضافة قوية تزيد من استقرار الموظف وتحفزه على الاستمرار في العمل لفترات طويلة.
المهارات المطلوبة للنجاح في هذه الوظيفة
على الرغم من أن المؤهلات الرسمية والخبرة مهمة جدًا، إلا أن النجاح في وظيفة موظف أرشيف يعتمد بدرجة كبيرة على امتلاك مجموعة من المهارات، مثل:
- مهارات تنظيمية ممتازة تساعد على إدارة آلاف الملفات بسهولة.
- الانتباه للتفاصيل الدقيقة لتجنب أي خطأ في البيانات.
- القدرة على استخدام برامج إدارة المستندات الحديثة.
- مهارات تواصل فعالة كتابية وشفوية.
- العمل بروح الفريق مع القدرة على الاستقلالية عند الحاجة.
- القدرة على إدارة الوقت وتعدد المهام بمرونة.
التقديم من هنا
الخاتمة
في النهاية، يمكن القول إن وظيفة موظف أرشيف (Document Controller) – السادس من أكتوبر – الجيزة تعتبر فرصة مثالية للأشخاص الذين يمتلكون خبرة متوسطة ومهارات تنظيمية عالية. علاوة على ذلك، فإن المزايا التي تقدمها الشركة مثل التأمينات والمواصلات وبدل التغذية تجعل هذه الوظيفة جذابة بشكل كبير. لذلك، إذا كنت تبحث عن فرصة عمل مستقرة وذات مستقبل مهني واضح، فإن هذه الوظيفة تستحق الاهتمام والتقديم عليها في أقرب وقت.
